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Comment rédiger une excellente signature d’e-mail [+ exemples professionnels].

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Comment rédiger une excellente signature d’e-mail [+ exemples professionnels].

Dans le monde entier, plus de 300 e-mails sont envoyés et reçus chaque jouren moyenne. Cela représente 300 occasions de vous faire connaître, vous et votre entreprise, dans les différents courriels que vous envoyez.

Beaucoup de gens considèrent leur signature électronique comme une réflexion après coup, ce qui est une occasion manquée. Ces signatures sont l’occasion pour vous d’indiquer clairement qui vous êtes, de permettre aux gens de vous joindre facilement et de leur donner un endroit où aller pour en savoir plus, que ce soit sur vous, sur votre entreprise ou sur un projet en cours.

Ainsi, si vous vous contentez de mettre votre nom et une ou deux informations de contact dans votre signature, vous ne profitez pas pleinement de l’opportunité de vous connecter et de vous engager avec les personnes à qui vous envoyez des e-mails. Que doit-on mettre exactement dans sa signature ?

Ce qu’il faut inclure dans une signature de courriel

Nom et prénom
Informations sur l’affiliation (comme le titre du poste et le département)
Informations sur le contact secondaire
Icônes de profil social
Appel à l’action
Liens de réservation
Avis de non-responsabilité ou exigences légales du secteur
Photo ou logo
Pronoms

1. Nom et prénom

Comme pour la correspondance par courrier postal, votre nom doit toujours être mentionné afin que le destinataire de votre message sache de qui il provient. Cela se manifeste dans la signature de l’e-mail, souvent en première ligne de texte.

2. Informations sur l’affiliation (telles que le titre du poste et le département)

Les informations relatives à votre affiliation doivent suivre de près votre nom. Il peut s’agir de l’intitulé de votre poste, de votre entreprise ou organisation, voire de votre département. Bien entendu, votre nom devrait finir par se suffire à lui-même, au fur et à mesure que vous établissez une relation avec le destinataire, mais le fait de fournir ces informations permet de mieux situer la conversation et votre rôle dans celle-ci.

En outre, le fait de vous affilier à une organisation plus importante vous confère une plus grande crédibilité, surtout s’il s’agit d’une organisation connue. Cela vous aide à attirer l’attention de vos lecteurs afin qu’ils prennent votre message au sérieux.

3. Coordonnées secondaires

Les coordonnées secondaires sont également importantes, afin que le destinataire sache comment vous contacter. Il peut s’agir du téléphone, du fax ou de tout autre moyen de communication que vous souhaitez mettre en avant. Dans les situations où vous ne voulez pas donner votre ligne directe, vous pouvez profiter de l’occasion pour promouvoir votre site Web personnel – une façon passive d’ouvrir les lignes de communication sans vous inonder de contacts si vous ne le souhaitez pas.

4. Icônes de profil social

Votre présence sur les médias sociaux est un élément majeur de votre marque personnelle car cela vous permet de gagner des adeptes dans votre espace et de montrer aux gens ce qui vous tient à cœur. On peut en apprendre beaucoup sur une personne par ce qu’elle publie et par l’image qu’elle donne d’elle-même.

C’est pourquoi c’est une excellente idée d’inclure des liens vers vos pages de médias sociaux dans votre signature de courriel. Non seulement cela renforce votre marque personnelle, mais cela aide aussi les gens à trouver de nouveaux moyens de vous contacter et de vous suivre.

Et mieux encore ? Il peut contribuer à générer du trafic vers votre contenu en ligne si vous publiez des liens vers ce contenu sur les médias sociaux. Donc, si vous incluez des icônes sociales dans votre signature, assurez-vous de tenir vos profils sociaux à jour et de les remplir de contenu intéressant et pertinent. (En d’autres termes, si vous n’avez pas tweeté depuis six mois, il est préférable de ne pas inclure Twitter).

Pourquoi utiliser des icônes de médias sociaux plutôt que de simples liens textuels ? Parce que les icônes sont plus facilement reconnaissables pour les personnes qui parcourent votre signature et qu’elles se distinguent du reste du texte. D’après les recherches menées par Studios NéoMamLes visuels en couleur augmentent de 80 % la volonté d’une personne de lire le reste du contenu. C’est un avantage considérable. De plus, les icônes permettent d’économiser beaucoup d’espace dans un endroit où vous risquez d’inclure beaucoup d’informations.

Toutefois, même si vous êtes présent sur de nombreux sites de médias sociaux, essayez de limiter le nombre d’icônes à cinq ou six. Concentrez-vous sur les comptes qui comptent le plus pour le développement de votre entreprise ou de votre marque personnelle.

Si vous incluez beaucoup d’icônes de médias sociaux, essayez au moins de réduire le reste du contenu pour que votre design ne soit pas trop chargé. Consultez l’exemple ci-dessous, réalisé à l’aide de Le générateur de signatures d’emails de HubSpot.

What to include in an email signature: social profile icons

5. Appel à l’action

L’une des choses les plus intelligentes que vous puissiez faire dans votre signature d’e-mail est d’inclure un appel à l’action. Les meilleurs CTA de signature d’e-mail sont simples, actuels, non pompeux et conformes à votre style d’e-mail, ce qui les fait apparaître davantage comme un post-scriptum et moins comme un argumentaire de vente. Choisissez un CTA qui correspond à l’un de vos objectifs commerciaux actuels, et mettez-le à jour lorsque ces objectifs changent. Voici un exemple de signature d’e-mail d’un HubSpotter qui comprend un CTA pour le site Web de l’entreprise. Réseau de podcasts HubSpot:HubSpot Podcast Network CTA in a Professional Email Signature

6. Liens de réservation

Si vous vous retrouvez à échanger des courriels avec des collègues et des clients qui veulent réserver des réunions avec vous, facilitez-leur la tâche en incluant un lien pour réserver votre calendrier directement dans votre signature de courriel. Voici un exemple tiré de notre propre Bryan Lowryci-dessous.

Il existe de nombreux outils qui aident les gens à prendre des rendez-vous. Bryan, dans l’exemple ci-dessus, utilise le lien de réservation personnalisé et partageable de HubSpot. Si vous êtes un client de HubSpot Sales, vous pouvez partagez votre lien de réunion personnalisé avec toute personne à qui vous souhaitez réserver une réunion et laissez-la choisir parmi les horaires disponibles. Si vous le souhaitez, vous pouvez faire en sorte que le CRM HubSpot crée automatiquement un nouvel enregistrement de contact pour toute personne qui réserve une réunion, s’il n’en existe pas déjà un.

Si vous n’êtes pas client de HubSpot, un excellent outil de réunion est le suivant Calendementqui est gratuit pour la version de base et vous permet d’intégrer votre calendrier Google ou Office 365. Si vous recherchez une Alternative à Calendly, YouCanBook.me est un autre outil de réservation qui coûte 7 $ par calendrier et par mois.

7. Exclusion de l’industrie ou exigences légales

Certains secteurs, tels que le droit, la finance et les assurances, disposent de directives spécifiques sur l’utilisation et l’étiquette des courriers électroniques afin de protéger la transmission d’informations privées. Pour cette raison, vous pouvez vous renseigner sur les réglementations en vigueur dans votre secteur et inclure dans votre signature une clause de non-responsabilité concernant les transmissions par courrier électronique. Mail-Signatures propose un certain nombre d’exemples de clauses de non-responsabilité, dont celui-ci :

 » Le contenu de cet email est confidentiel et destiné uniquement au destinataire spécifié dans le message. Il est strictement interdit de partager toute partie de ce message avec une tierce partie, sans le consentement écrit de l’expéditeur. Si vous avez reçu ce message par erreur, veuillez répondre à ce message et suivre sa suppression, afin que nous puissions nous assurer qu’une telle erreur ne se reproduise pas à l’avenir. »

8. Photo ou logo

Une image est un excellent choix pour pimenter votre signature de courriel. Si vous souhaitez apporter une touche personnelle afin que les destinataires que vous n’avez jamais rencontrés puissent associer votre nom à votre visage, pensez à utiliser une photo professionnelle dans votre signature. Vous pouvez également utiliser le logo de l’entreprise pour renforcer la notoriété de la marque dans l’e-mail.

9. Pronoms

Bien que ce ne soit pas aussi courant dans les signatures de courrier électronique et certainement pas obligatoire, l’ajout de vos pronoms préférés à votre signature est utile, surtout lorsque vous envoyez des courriers électroniques à des personnes que vous n’avez jamais rencontrées. Cela permet également de lever toute ambiguïté si votre nom est perçu comme neutre sur le plan du genre.

Maintenant que vous connaissez les éléments à inclure, à quoi ressemble une bonne signature de courriel ? Voici quelques conseils pour créer des signatures qui soient utiles et professionnelles, ainsi que quelques bons exemples.

Comment créer une signature de courriel

Mettez en évidence votre nom, votre affiliation et vos coordonnées secondaires.
Gardez les couleurs simples et cohérentes.
Utilisez une hiérarchie dans la conception.
Faites en sorte que les liens puissent être suivis.
Utilisez des séparateurs d’espace.
Incluez un préfixe international dans votre numéro de contact.
Faites en sorte que votre conception soit adaptée aux téléphones portables.
Utilisez un générateur de signature électronique.
Vérifiez la qualité de votre nouvelle signature électronique.

1. Mettez en évidence votre nom, votre affiliation et vos coordonnées secondaires.

Comme vous pouvez le deviner, votre nom vient en premier. Cependant, votre affiliation et l’endroit où les gens peuvent vous joindre doivent suivre de près votre nom.

Votre affiliation pourrait signifier votre titre de poste, votre entreprise, votre école ou une organisation similaire que vous jugez importante pour vos destinataires. Bien sûr, votre nom devrait éventuellement être son propre tirage, mais l’utilisation d’un nom de marque plus populaire – et même de son logo – vous assure d’attirer l’attention de vos lecteurs et qu’ils prennent votre message au sérieux.

Les informations de contact secondaires sont également importantes. Vous n’avez peut-être pas envie de promouvoir votre numéro de téléphone personnel, mais vous pourriez en profiter pour faire la promotion de votre site web personnel – une façon passive d’ouvrir les lignes de communication sans vous inonder d’informations dont vous ne voulez pas.

Voici un exemple de signature de courriel qui répond bien aux trois éléments décrits ci-dessus. Le prénom et le nom de Kevin sont accompagnés de son affiliation à l’université du Connecticut. Il fait également la promotion de son site Web personnel afin que ses destinataires disposent d’un autre moyen de voir son travail et de le contacter pour plus d’informations.

Vous voulez créer une signature comme celle ci-dessous ? Utilisez Le générateur de signatures d’emails de HubSpot.

email signature for Kevin McLievie of University of Connecticut generated with HubSpot's Email Signature Generator

2. Gardez les couleurs simples et cohérentes.

L’image de marque est plus efficace lorsqu’elle est cohérente – et cela inclut votre signature électronique. L’ajout de couleur à votre signature électronique est une touche agréable qui l’aidera à se démarquer du reste de votre message. Mais si vous choisissez d’utiliser des couleurs, veillez à n’en utiliser qu’une ou deux en plus du texte foncé.

Mettez en valeur votre logo ou votre marque de façon subtile, comme par exemple Bretagne Hodak fait dans sa signature d’email, ci-dessous. Remarquez que les icônes de ses médias sociaux sont de la même teinte bleue que l’icône de l’email. ZinePak logo.

Professional email signature example by Brittany Hodak with multiple colors

3. Utilisez la hiérarchie de conception.

Une bonne conception consiste à présenter vos informations d’une manière facile à digérer. Comme votre signature électronique est probablement plus une liste d’informations qu’une histoire captivante, vous voudrez utiliser la hiérarchie pour diriger les yeux des lecteurs vers ce qu’ils doivent lire en premier.

Faites passer votre nom à une police plus grande pour qu’il attire le plus d’attention, comme vous le feriez sur un CV. Ensuite, choisissez les informations à mettre en gras et à colorier en fonction de leur importance, afin de guider logiquement le regard des gens à travers le design.

4. Faites en sorte que les liens puissent être suivis.

Vous avez donc placé quelques liens dans votre signature de courriel, y compris votre CTA et vos icônes de médias sociaux. Mais quelqu’un clique-t-il vraiment dessus ?

Pour savoir si les liens figurant dans votre signature attirent réellement les clics et ont un impact, vous devez faire en sorte que ces liens puissent faire l’objet d’un suivi, comme vous le feriez pour tout autre lien figurant dans vos messages électroniques.

Suivez ces instructions pour créer facilement un lien de suivi qui vous aide à attribuer le trafic vers votre site Web à votre signature électronique. De temps en temps, vous pouvez modifier le format de votre signature ou le libellé de votre signature pour voir ce qui attire le plus de clics.

5. Utilisez des séparateurs d’espace.

Bien que vous ne souhaitiez pas que votre signature électronique contienne trop d’informations, il est possible de faire tenir beaucoup de texte dans une zone compacte comme celle-ci sans compromettre le design.

C’est utile pour séparer différents types d’informations, comme votre nom et vos coordonnées, votre logo, vos appels à l’action ou même un avertissement.

L’utilisation de séparateurs d’espace dans votre conception, comme dans l’exemple ci-dessous, est une excellente façon de le faire. Vous pouvez également utiliser des séparateurs glyphiques, à savoir le symbole de la barre verticale (c’est-à-dire |.)

email signature for Evelyn Castiger with a space divider between photo on the left and text on the right

Source d’image

6. Incluez un préfixe international dans votre numéro de contact.

Si vous travaillez avec des personnes du monde entier, n’oubliez pas le préfixe de l’indicatif de votre pays lorsque vous indiquez votre numéro de téléphone de contact. Beaucoup de gens négligent cette information s’ils n’ont pas l’habitude de composer eux-mêmes les préfixes internationaux, mais il est très utile pour vos collègues et clients internationaux de l’avoir à portée de main. Voici une liste des codes pays si vous ne connaissez pas le vôtre.

Voici un exemple tiré de Kit SmithIl a travaillé pour Brandwatch, une société qui a des bureaux aux États-Unis et en Europe et qui travaille avec des clients internationaux. Le fait d’inclure le code du pays des États-Unis permet aux personnes d’autres pays de le joindre plus facilement par téléphone.

email signature for kit smith with international country code

7. Faites en sorte que votre conception soit adaptée aux mobiles.

Selon Truelist, plus d’un tiers des professionnels ouvrent leurs courriels sur leur téléphone, ce qui en fait un moyen de communication privilégié pour les affaires et les questions professionnelles.

Plus le nombre de personnes qui lisent leurs e-mails sur des appareils mobiles augmente, plus vous devez penser aux utilisateurs mobiles lorsque vous rédigez vos e-mails, y compris votre signature.

L’un des principaux moyens de rendre votre signature électronique adaptée aux mobiles consiste à rendre le design de votre signature facile à lire et à cliquer pour les utilisateurs mobiles. C’est là que l’échelle devient vraiment importante. Veillez à ce que votre texte soit suffisamment grand pour être lu sur de petits écrans mobiles et à ce que vos liens et boutons soient suffisamment grands – et espacés – pour que les utilisateurs puissent cliquer dessus avec leurs doigts.

Regardez l’exemple ci-dessous et notez l’espace qui sépare les différents éléments cliquables, comme les icônes des médias sociaux. Celles-ci sont idéales pour être tapées avec le doigt sur un écran mobile, afin que les utilisateurs ne tapent pas accidentellement sur l’icône Facebook alors qu’ils voulaient aller sur Twitter.

email signature for tyler adams with padded space between social icons

Source d’image

8. Utilisez un générateur de signature de courriel.

Si vous avez essayé toutes ces étapes et que vous n’êtes toujours pas satisfait du résultat de votre signature électronique, ne vous inquiétez pas. Ces signatures numériques peuvent être difficiles à réaliser parfaitement. Essayez un générateur de signature d’e-mail gratuit qui fera le travail à votre place.

Plutôt que de choisir vous-même les couleurs, les polices et la mise en page, ce générateur vous offre plusieurs combinaisons parmi lesquelles choisir. Il vous suffit d’ajouter vos informations, vos photos et vos liens. Puis choisissez vos couleurs. Une fois que vous êtes satisfait de votre signature électronique, vous pouvez l’ajouter immédiatement à votre compte de messagerie.

9. Vérifiez la qualité de votre nouvelle signature de courriel.

Enfin, comme pour toute partie d’un courriel, assurez-vous que votre signature est aussi belle que vous le pensez en la testant avec différents clients de messagerie. Microsoft Outlook ne reconnaît pas les images d’arrière-plan, par exemple, alors évitez d’en utiliser. D’autres clients de messagerie ne chargent pas du tout les images par défaut.

Meilleure signature d’email professionnelle

La meilleure signature d’e-mail professionnelle sera fidèle à ce que vous êtes, tant sur votre lieu de travail qu’en dehors. Une fois que vous avez inclus les informations de contact de base, le reste de votre signature électronique est une toile vierge qui vous permet de partager un peu de personnalité avec chaque courriel professionnel que vous envoyez.

Armé de ces bonnes pratiques en matière de signature de courriel, vous pouvez créer votre propre signature qui s’aligne sur votre marque et donne à vos courriels un peu plus d’éclat.

Note de l’éditeur : Ce billet a été initialement publié en juin 2019 et a été mis à jour pour plus d’exhaustivité.

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