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Avez-vous vraiment besoin de tenir cette réunion [Quiz + Conseils] ?

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Avez-vous vraiment besoin de tenir cette réunion [Quiz + Conseils] ?

« Cela aurait pu être un e-mail. »

Ces six mots peuvent couper le souffle à un bureau. Ils signifient que du temps a été gaspillé, que les employés sont frustrés et que le leadership a été légèrement sapé.

Les réunions injustifiées sont inefficaces et grinçantes. Le fait d’inscrire au hasard du temps sur les agendas des collègues – pour ensuite se perdre dans ses objectifs, le mener sans direction ou passer tout son temps à parler aux participants au lieu de collaborer avec eux – a des conséquences néfastes pour toutes les personnes concernées.

Nous passerons ici en revue certains critères à prendre en compte pour décider si une réunion vaut le temps de chacun, nous verrons quelques signes définitifs indiquant qu’une question ne justifie pas une réunion, et nous passerons en revue certaines des alternatives de réunion les plus importantes et les plus efficaces.

Quand tenir une réunion

La question qui se pose est urgente et urgente.

Si les informations que vous devez transmettre sont incontournables et limitées dans le temps, n’y pensez pas à deux fois : réservez une réunion. Vous ne voulez pas courir le risque d’envoyer un courriel de masse sur une question urgente, pour que certains employés la passent sous silence ou l’ignorent complètement.

Certaines choses doivent être connues et ne peuvent pas attendre, et votre réponse à ces cas doit refléter ce genre d’urgence. Ne soyez pas trop passif. Ne comptez pas sur les membres de votre équipe pour obtenir les informations sur leur propre temps. Prévoyez une réunion et faites passer ces points.

Vous avez besoin d’un espace pour une discussion approfondie et de multiples perspectives.

Certaines questions exigent un certain degré de collaboration et de réflexion à voix haute. Ce genre de séances de brainstorming et de discussions générales justifie de véritables rencontres. Il est difficile de reproduire l’impulsion du moment et la souplesse dont votre équipe a besoin pour faire rebondir les idées des autres par des moyens comme la messagerie instantanée ou le courrier électronique.

Les réunions de collaboration favorisent la créativité et l’esprit critique. Si vous estimez que votre équipe doit immédiatement échanger des idées à la volée et se confronter en personne, la meilleure solution est probablement de réserver une réunion.

La prise de décision est en jeu.

Lorsque le contenu d’une réunion potentielle est très important, comme dans le cas de « décisions ayant des implications importantes sur l’avenir de l’entreprise », il faut réunir tout le monde.

Vous ne pouvez pas prendre ces situations à la légère. Dans ces cas, les parties prenantes doivent savoir ce qui se passe et disposer d’un forum pour exprimer leurs préoccupations et donner leur avis. Une chaîne de courriels, un babillard électronique ou une présentation vidéo préenregistrée n’y parviendront pas.

Quand vous n’avez pas besoin d’une réunion

Vous n’avez pas d’agenda définitif.

L’une des plus grandes gaffes de réunion que l’on puisse commettre est d’entrer sans plan. Il ne faut jamais manquer une réunion. Le simple fait d’entrer et d’essayer de comprendre les choses au fur et à mesure est frustrant et odieux pour les membres de votre équipe – c’est une perte de temps improductive.

Si vous n’établissez pas d’ordre du jour, vous compromettez également votre capacité à déterminer si la question à l’étude justifie une réunion. Lorsque vous prenez le temps d’organiser vos réflexions, vos préoccupations et vos documents, vous vous donnez la possibilité de voir la situation sous un angle plus objectif.

Avec ce genre de clarté et de perspective, vous pouvez déterminer plus judicieusement si l’information que vous devez transmettre est mieux adaptée à un courrier électronique de masse, à une chaîne de messagerie instantanée ou à tout autre format moins gourmand en temps et en énergie.

Vous n’avez pas toutes vos informations en même temps.

Ce point est lié à celui qui précède. Si vous n’êtes pas bien préparé ou si les informations que vous avez recueillies jusqu’à présent ne donnent qu’une image incomplète de la situation, il vaut mieux attendre avant de fixer un rendez-vous.

Les réunions les plus efficaces sont approfondies, réfléchies et fournissent des conseils pratiques. Si vous n’avez qu’une partie de la vue d’ensemble, vous ne pourrez probablement pas mettre définitivement votre équipe sur la bonne voie – et il n’y aura pas de temps à vous accorder avec tout le monde de réservé.

Si vous disposez d’informations que votre équipe devrait connaître, vous pouvez les communiquer à votre équipe. Il est peut-être préférable de les contacter par un moyen moins personnel et moins long et de leur faire savoir que vous aurez bientôt plus d’informations à leur fournir.

La réunion va impliquer trop de personnes.

Si vous trouvez que votre liste de plateformes de rencontre potentielles vous semble excessive, vous pouvez explorer d’autres options pour diffuser l’information en question. Les réunions massives sont souvent improductives et impliquent généralement un nombre important de personnes qui n’ont pas besoin d’être présentes.

Si la réunion doit faire salle comble, vous ne verrez probablement pas beaucoup de discussions réfléchies et organisées. De plus, si autant de personnes ont besoin de savoir ce que vous avez à dire, il s’agit probablement plus d’une annonce unilatérale que d’une question qui se prête à une collaboration ciblée. Dans la plupart des cas, ce type de contenu est généralement mieux adapté au courrier électronique.

Rencontrer les alternatives

Courriel
Présentations vidéo
Messagerie instantanée
Wikis et pages FAQ

1. Envoyez un courriel à

Le courrier électronique pourrait être la principale alternative aux réunions. C’est une excellente ressource pour les annonces et les communications internes moins urgentes et plus générales – des informations qui ne nécessitent pas nécessairement une réponse immédiate. Il vous permet de faire passer facilement votre message tout en offrant la possibilité de poser des questions individuelles et de collaborer de manière réfléchie.

2. Présentations vidéo

Les présentations vidéo préenregistrées peuvent être un excellent moyen de transmettre des informations de manière approfondie et réfléchie sans avoir à réunir l’équipe. Des ressources comme Métier à tisser vous permettent de faire des démonstrations, d’enregistrer des messages et de proposer des mises à jour que les membres de votre équipe peuvent regarder par eux-mêmes – ce qui réduit les frictions et fait gagner du temps qu’une réunion à grande échelle pourrait faire perdre.

3. Messagerie instantanée

La messagerie instantanée est l’un des meilleurs moyens de reproduire certains des aspects les plus immédiats et les plus spontanés d’une réunion de collaboration. Avec ce type de programme, vous pouvez recevoir des réponses rapides des membres de l’équipe en temps réel. Ce format est le mieux adapté aux questions et aux conversations rapides qui ne sont pas nécessairement assez importantes pour justifier des réunions à grande échelle.

4. Wikis et pages FAQ

Les wikis et les pages de FAQ proposent des documents qui répondent aux questions et préoccupations courantes que les membres de votre équipe pourraient rencontrer. Ces supports sont également efficaces à long terme. En publiant des informations sur une page web, vous pouvez offrir à votre équipe un point de référence toujours actualisé pour les préoccupations et éviter les réunions inutiles, à terme.

Quiz : Avez-vous vraiment besoin de cette réunion ?

Les réunions doivent être réservées avec soin et intention. Vos collègues ne peuvent pas récupérer ce temps, vous devez donc savoir que vous serez productif à chaque fois que vous les rejoindrez.

Si vous envisagez de réserver du temps avec votre équipe, n’oubliez pas de tenir compte des points de cette liste. Vous ne voulez pas vous occuper des gémissements et des roulements d’yeux qui accompagnent une réunion qui « aurait pu être un courriel ».

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