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Le guide des canaux de communication sur le lieu de travail dont vous ne saviez pas que vous aviez besoin

Agence Webmarketing à Lille

Le guide des canaux de communication sur le lieu de travail dont vous ne saviez pas que vous aviez besoin

Emails, messageries instantanées et documents partagés – oh mon Dieu !

Avec tous les différents canaux de communication que nous utilisons chaque jour au travail, il est facile de passer à côté de leurs nuances. Bien sûr, le courrier électronique semble être une bonne solution, mais il a ses inconvénients. Et qu’en est-il de Google Docs ou Pages de confluence? Quand doivent-ils être ouverts ou restreints ?

Soyons réalistes : ce ne sont pas des questions qui nous empêchent de dormir la nuit.

Néanmoins, choisir le bon canal pour le message est un excellent moyen d’augmenter la productivité et de réduire les frustrations liées au travail avec les autres. C’est pourquoi nous avons élaboré ce guide pratique sur l’utilisation du courrier électronique, du chat, des documents et de la communication en temps réel.

Vous remarquerez une forte tendance à rendre l’information accessible chaque fois que c’est possible (et parfois quand ce n’est pas le cas) afin de ne pas créer accidentellement les silos d’information. Mais il est inutile d’accabler vos collègues avec plus d’informations qu’ils ne peuvent en absorber ou dont ils n’ont pas besoin. Vous trouverez donc également des conseils pour franchir la ligne entre le partage et le sur-partage.

Communiquer par courrier électronique

Le meilleur pour : Partager les contenus hébergés dans les documents partagés ou les pages Confluence avec les personnes concernées. C’est l’idéal. Mais bien sûr, nous continuerons à utiliser le courrier électronique pour transmettre des articles à nos collègues, communiquer avec des personnes extérieures à l’entreprise, etc. L’essentiel est de ne pas utiliser le courrier électronique pour des discussions et des prises de décision longues et approfondies – c’est un travail de partage de documents et de pages.

Par exemple :

« Hé l’équipe, voici le dossier de projet dont j’ai parlé tout à l’heure. Veuillez le lire dans les deux jours qui suivent et nous faire part de vos commentaires. Merci ! »

Et rappelez-vous…

Si vous vous retrouvez dans un long fil de discussion, il est tout à fait acceptable de dire : « Déplaçons cette conversation à Slack. J’ai créé une salle appelée « Aire de rencontre », « Nom> », et je vous ai tous invités » ou « Passons à Confluence, j’ai déplacé tout le contenu de ce fil de discussion vers une page ».

Voici un arbre de décision pratique que nous avons établi par courriel. Oui, nous avons tout planifié.

A flowchart to help you decide whether you really need to send that email

Communiquer par le biais d’un chat en tête-à-tête

Le meilleur pour : Discussions ou questions rapides avec une seule personne. Si vous n’avez pas besoin d’une réponse urgente, faites-le leur savoir quand vous en aurez besoin afin qu’ils puissent établir un ordre de priorité approprié. C’est particulièrement important lorsque l’on travaille avec des personnes qui se trouvent à plusieurs fuseaux horaires de distance.

Par exemple :

« Je ne peux pas venir à la réunion, pourriez-vous me remplacer ? »
« Hé, ça fait un moment qu’on ne t’a pas vu – comment ça va ? Comment va votre chat maléfique ? Ces griffures ont-elles jamais guéri ? »

Et rappelez-vous…

Composez et envoyez tout le message en une seule fois. N’envoyez pas de « Salut ! » et attendez une réponse avant d’envoyer le reste. Cela est distrayant et prend du temps car ils doivent maintenant attendre que vous envoyiez le vrai message, et comme leur concentration est maintenant interrompue, il leur est difficile de faire beaucoup de choses utiles entre-temps.

Communiquer par le biais d’un chat de groupe

Le meilleur pour : Discussions rapides ou diffusions à un groupe. Soyez attentif à l’envoi de messages qui déclencheront une notification pop-up pour toutes les personnes présentes dans la salle – par exemple, les commandes @here et @channel dans Slack. Les deux devraient être réservés aux choses que tout le monde a vraiment besoin de savoir en ce moment.

Par exemple :

« En retard. Mon chat ne sortira pas de sous la maison ».
« Quelqu’un a essayé ce nouveau cadre JavaScript ? Est-ce que c’est bon ? »

Et rappelez-vous…

Il y a rarement une bonne raison de fermer les salons de discussion. Les chambres privées ne sont qu’un silo de plus, après tout !

Communiquer via des documents partagés et des pages Wiki

Le meilleur pour : Contenu sur lequel plusieurs personnes vont collaborer, ou qui est susceptible d’évoluer dans le temps. Si votre travail n’en est qu’à ses débuts et que vous n’êtes pas encore prêt à recevoir des commentaires, placez une note ou une bannière bien visible en haut de la page. Restreindre l’accès à la page conduit souvent à partager le travail trop tard, alors qu’il est difficile d’intégrer les commentaires. De plus, les pages verrouillées engendrent une culture de la méfiance.

Par exemple :

« Politique en matière de congé parental
« Objectifs de l’équipe d’ingénierie de la plate-forme : FY19 Q3  »
« Photos de chats atlassiens »

Et rappelez-vous…

Donnez à vos pages des titres qui traduisent le contexte. Le « plan de projet » peut avoir un sens dans une certaine hiérarchie de pages ou de dossiers, mais cette information n’est pas incluse lorsqu’on partage la page avec des collaborateurs ou qu’on les informe de changements. Soyez donc explicite dans les titres, même si vous finissez par répéter le contexte des pages mères.

Communiquer par le biais des postes du blog interne

Le meilleur pour : Des annonces internes sur des événements ponctuels et des réalisations qui ne seront pas mises à jour ultérieurement. Oui, vous pouvez utiliser le courrier électronique dans ce cas. Mais le fait de le mettre sur votre intranet permet aux gens de partager leurs réflexions en commentant la page. Personne ne veut voir des réponses interminables de « Hourra ! » et de « +1 ! » encombrer sa boîte de réception.

Par exemple :

« Félicitations à Maria pour sa promotion au poste d’ingénieur principal ! »
« Le club des amoureux des chats se réunit ce samedi (apportez des pointeurs laser) »
« Jira 9.0 a embarqué ! »

Et rappelez-vous…

Lorsque vous partagez, incluez un message utile pour que les gens puissent décider si cela les concerne. « Ceci est une synthèse de l’expérience de notre équipe en matière de travail à distance avec les leçons que votre équipe peut en tirer » est utile. « Regardez ce blog » ne l’est pas.

Communiquer en personne ou par appel vidéo

Le meilleur pour : Tout ce qui peut être résolu plus rapidement en parlant, ainsi que tout ce qui est sensible, difficile ou émotionnel. Il est préférable d’être face à face pour ne pas manquer les signaux non verbaux comme la posture ou les expressions faciales. Si vous êtes répartis dans différents bureaux, profitez de toutes les avancées récentes en matière d’appels vidéo. Des outils comme Zoom faciliter le lancement d’un chat vidéo (même si vous n’avez pas de doctorat en informatique).

Par exemple :

« Avez-vous quelques minutes pour parler de la portée du projet ? Je ne suis pas sûr que la discussion à Slack nous mène là où nous devons être ».
« Après l’incident d’hier, je préférerais que vous n’ameniez plus votre chat dans le bureau. »

Et rappelez-vous…

Pour des appels vidéo rapides et impromptus, il suffit de les passer à votre bureau. Sauter pour trouver une salle privée prend souvent plus de temps que la conversation elle-même ! Le son de votre voix n’est pas plus fort que celui des autres conversations qui se déroulent dans nos zones de travail, alors ne stressez pas pour distraire vos coéquipiers. Mais mettre ses écouteurs est considéré comme poli.

Et voilà ! Ces directives aident les Atlantes à être efficaces et productifs tout en respectant notre « valeur « société ouverte, pas de conneries. Nous deux (Penny et Sarah, vos co-auteurs intrépides) sommes avec l’entreprise depuis que nous n’étions que quelques centaines de personnes et pouvons témoigner de l’importance des pratiques de communication ouvertes et intelligentes à mesure que nous évoluons. Aujourd’hui, en équipe de quelques milliers de personnes, ces pratiques sont plus importantes que jamais.

Chaque organisation a sa propre culture unique en matière de partage de l’information et d’utilisation des différents canaux de communication. Utilisez ce guide comme point de départ, et continuez à le répéter pour rendre votre culture de communication géniale.