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Le guide ultime des appels d’offres

Agence Webmarketing à Lille

Le guide ultime des appels d’offres

Avez-vous été chargé de créer une demande de proposition, ou RFP ?

Que vous n’ayez aucune idée de ce que c’est ou que vous n’en ayez pas écrit depuis longtemps, le guide d’aujourd’hui peut vous aider.

Nous allons plonger dans les détails de ce qu’est un appel d’offres, pourquoi vous en avez besoin et comment le faire. créez votre tout premier aujourd’hui.

Pour commencer, vous devez comprendre ce que signifient toutes ces lettres.

Qu’est-ce qu’un appel d’offres ?

Les entreprises peuvent émettre une demande de proposition (RFP) lorsqu’elles choisissent un fournisseur ou un prestataire de services avec lequel travailler. Ce document décrit les spécificités du projet, telles que la portée et le prix, et demande aux fournisseurs potentiels de présenter une offre pour le travail. Les offres multiples sont ensuite comparées pour aider à déterminer le meilleur choix.

Lorsque votre entreprise a un nouveau projet (souvent de grande envergure), ou un projet plus complexe qui nécessite une certaine externalisation, un appel d’offres peut vous aider à faire le travail correctement dès la première fois.

Le document de demande de propositions devient un moyen pour vous de découvrir rapidement les forces et les faiblesses des fournisseurs potentiels par rapport à votre projet, sans devoir passer trop de temps à les rechercher vous-même.

Les appels d’offres peuvent également vous donner un aperçu des différentes stratégies que vous n’avez peut-être pas envisagées, car chaque fournisseur joindra à son offre son propre plan d’action.

Et vous disposerez de ces informations avant même de devoir vous engager avec le vendeur.

Gardez à l’esprit que cette démarche ne doit pas être confondue avec un appel d’offres.

Demande de propositions et demande de qualification

Une RFQ, ou demande de devis, est légèrement différente d’une RFP puisqu’il s’agit simplement du devis lui-même. Dans ce cas, les entreprises sollicitent plusieurs devis auprès de divers fournisseurs afin de comparer les services sur la base du prix uniquement. Alors qu’une demande de propositions comprend une offre de prix (ainsi que plusieurs autres détails), une demande de devis ne détaille rien d’autre que le prix.

Par opposition à une demande de propositions, un RFQ est une demande de prix ou de devis.

Voici comment comprendre la différence :

Si, techniquement, vous recevez un devis dans une demande de propositions, vous obtenez également des informations telles que le plan d’action, le calendrier d’exécution, le calendrier des produits livrables et la liste des services fournis.

Mais avec une demande de devis, vous ne recevez que le devis lui-même pour le service ou les produits que vous souhaitez acheter.

Dans la plupart des cas, il ne suffit pas de comparer les devis pour savoir si un fournisseur potentiel convient à votre entreprise, c’est pourquoi une demande de propositions est plus appropriée dans ces situations.

Qu’est-ce qu’un appel d’offres en marketing ?

Dans le domaine du marketing, un L’appel d’offres est souvent utilisé pour externaliser des activités de marketing. qui pourraient aider votre marque à accroître sa portée. Ces activités comprennent tout ce qui est lié au marketing et que vous ne pouvez pas faire en interne.

Par exemple, si vous travaillez dans une petite entreprise en démarrage, vous pouvez créer un appel d’offres pour trouver une entreprise de communication et de marketing à service complet qui créera un plan de marketing intégré pour votre entreprise. Dans ce cas, vous indiquerez dans votre demande de propositions que vous recherchez une entreprise qui vous aidera à « accroître votre présence sur les moteurs de recherche » ou à « attirer des adeptes des médias sociaux », etc.

Par ailleurs, si vous travaillez pour une agence de marketing, vous devrez garder un œil sur les appels d’offres dans votre région liés aux services que vous proposez. Par exemple, si vous travaillez pour une société de conception de sites Web, vous voudrez rechercher les entreprises qui ont créé des appels d’offres pour des services de conception de sites Web.

Qu’est-ce qu’un appel d’offres dans le domaine de la vente ?

Dans le domaine de la vente, une demande de propositions est souvent créée lorsqu’une entreprise cherche à acheter un produit ou un service pour répondre à ses besoins. Par exemple, si une entreprise est à la recherche d’un nouveau logiciel de gestion de la relation client, elle peut publier un appel d’offres décrivant ce qu’elle recherche et ce qu’elle espère obtenir avec ce nouveau logiciel.

C’est pourquoi les appels d’offres peuvent jouer un rôle essentiel dans le cycle de vente des entreprises. Les entreprises qui lancent des appels d’offres sont souvent à la recherche d’entreprises capables de leur fournir une assistance informatique, des services de sécurité, d’intégration et de formation, ainsi que d’autres services supplémentaires. Pour conclure ces grands comptes, il est essentiel que votre équipe de vente soit préparée à un processus de réponse aux appels d’offres et soit capable de répondre efficacement à ces grandes entreprises dans les délais impartis.

Le processus de demande de propositions expliqué

Avant que les soumissionnaires potentiels puissent soumettre leurs propositions, une demande de propositions doit être rédigée par l’entreprise qui demande le travail. (P.S. Nous vous montrerons comment le faire plus loin dans ce guide).

Cela donne aux contractants potentiels une meilleure idée de ce que votre entreprise recherche.

Une fois votre demande de propositions envoyée, les entrepreneurs ou les vendeurs peuvent l’examiner et soumettre leurs meilleures offres pour concourir pour le travail.

Dans ces propositions, les vendeurs incluent généralement les éléments suivants :

Un plan d’action indiquant comment ils vont résoudre le problème.
Un calendrier de ce que vous pouvez attendre
toutes les informations générales nécessaires
le coût prévu pour l’ensemble du projet

Dans certains cas, les soumissionnaires peuvent revenir et dire que des éléments spécifiques de la demande de propositions doivent être ajustés en fonction de leur expérience dans le secteur.

À ce stade, vous pouvez soit examiner leurs commentaires et créer un nouvel appel d’offres pour tenir compte des changements, soit laisser l’original tel quel et le garder à l’esprit lors de l’examen des autres offres soumises.

Une fois que vous aurez reçu toutes les propositions, il vous sera presque facile de comparer chacune d’entre elles et de déterminer le fournisseur qui convient le mieux à votre entreprise.

Parmi la pile de soumissionnaires, vous voudrez réduire le nombre de vos trois, cinq ou dix favoris à prendre en considération, en fonction du nombre d’offres que vous recevez ou qui vous intéressent.

À partir de là, vous devrez prendre le temps d’examiner de plus près les fournisseurs potentiels afin de déterminer qui est vraiment la personne idéale pour le poste.

Certaines entreprises peuvent demander une autre meilleure offre finale à leurs principaux fournisseurs après avoir entamé ce processus de négociation, afin de s’assurer qu’elles obtiennent non seulement la bonne personne ou entreprise pour le travail, mais aussi le bon prix.

Bien que cela puisse sembler être une étape supplémentaire, c’est une étape qui peut vous faire économiser de l’argent, du temps et des maux de tête par la suite.

Mais cela nous amène aussi à une grande question : Tout cela est-il vraiment nécessaire ?

Ne pouvez-vous pas consacrer du temps à l’examen de deux ou trois fournisseurs par vous-même ?

Comme vous le verrez plus loin, cette voie n’est absolument pas dans votre intérêt.

Pourquoi lancer une demande de proposition ?

Comparons brièvement ces deux scénarios :

Option n° 1 : passer du temps à trouver le fournisseur idéal par vous-même.
Option n° 2 : utiliser un appel d’offres pour que les fournisseurs potentiels viennent à vous.

Si vous optez pour la première solution, vous utiliserez probablement vos collègues, vos amis et vos réseaux de contacts pour solliciter des personnes susceptibles de vous recommander pour le poste.

Vous pouvez également effectuer une recherche sur Google pour connaître les meilleurs vendeurs de votre région.

Après avoir consulté le site web d’un candidat potentiel, vous rédigerez le message idéal pour lui demander s’il peut vous aider.

Ensuite, vous devrez expliquer les spécificités de votre projet et vous pourrez ou non leur demander de soumettre une proposition avant de décider de les choisir pour votre projet.

Ce n’est pas un processus compliqué, mais avons-nous mentionné que vous devez le répéter pour chaque recommandation ou vendeur prometteur que vous rencontrez ?

Imaginez le temps que cela va prendre !

Et si ces entrepreneurs potentiels connaissaient déjà les détails de votre projet et revenaient avec leur meilleur plan d’action et une offre formelle à examiner ?

Ainsi, au lieu de devoir expliquer vos besoins à chaque fois, il vous suffirait de les exposer une fois et de les envoyer aux masses.

Et pour vous faire gagner encore plus de temps, ce serait aux entrepreneurs potentiels – et non à vous – d’entrer en contact.

La voie de la demande de propositions vous donne également un aperçu du véritable plan d’action de chaque fournisseur, et non celui qu’il vous propose par téléphone ou en personne.

Étant donné que les candidats potentiels doivent soumettre une offre formelle, ils devront prendre le temps d’exposer la solution et d’analyser le problème en question.

Et si ce n’est pas le cas, vous disposez d’un moyen facile d’éliminer les vendeurs et de réduire la pile d’options assez rapidement.

Mais, pour en arriver là, vous ne pouvez pas faire l’erreur suivante.

Voici ce qu’il ne faut pas faire avec un appel d’offres

Si vous voulez trouver le bon fournisseur, votre demande de propositions doit être précise.

Ne poser que des questions « oui » ou « non ».ne vous mènera nulle part.

C’est pourquoi vous devez créer des questions spécifiques qui exigent des réponses réfléchies.

Essayez d’utiliser des phrases similaires à celles-ci :

Pouvez-vous donner un exemple de la manière dont vous avez résolu ce problème ou un problème similaire pour une autre entreprise ? Avez-vous rencontré des obstacles imprévus ? Que feriez-vous de la même manière ou différemment cette fois-ci ?
Avec la nouvelle conception que vous proposez, combien de temps faudrait-il à une personne non initiée à la technologie pour remplir le nouveau formulaire d’inscription ? Combien de temps pensez-vous pouvoir gagner ?

Avec ces conseils en tête, vous êtes prêt à rédiger votre première demande de propositions.

Comment rédiger un appel d’offres

Voici la structure de base d’une demande de propositions et ce qu’il faut inclure dans la vôtre :

1. Aperçu du projet

Avant d’entrer dans les détails de votre entreprise, vous devez présenter brièvement le projet lui-même afin que les vendeurs sachent tout de suite s’il vaut la peine de soumissionner.

2. Le contexte de votre entreprise

Il ne doit pas s’agir d’un long historique de votre entreprise. Elle doit plutôt donner aux entrepreneurs une meilleure idée de ce que fait votre entreprise et de votre marché cible.

3. Les objectifs de votre projet

Identifiez clairement ce que vous espérez accomplir avec ce projet et ce que vous considérez comme une « victoire » afin que tout le monde soit sur la même longueur d’onde.

4. Portée du projet

Les détails du projet sont essentiels dans un appel d’offres. De la même manière que vous ne voulez pas utiliser des questions vagues, une portée de projet vague ne vous aidera pas non plus à trouver le bon fournisseur.

Prenez le temps de bien détailler la portée de votre projet afin d’éviter toute surprise par la suite.

5. Calendrier des livrables cibles

Même si vos délais ne sont pas très serrés, vous devez avoir à l’esprit un calendrier de livraison cible. Il doit être inclus dans votre demande de propositions afin que les fournisseurs potentiels puissent évaluer correctement s’ils ont les ressources et la largeur de bande nécessaires pour terminer le travail à temps.

6. Obstacles possibles

Ne cachez pas vos problèmes existants ou potentiels sous le tapis proverbial si vous voulez qu’ils disparaissent. Une demande de proposition réussie est explicitement claire quant aux problèmes techniques ou aux obstacles éventuels, par exemple : S’agit-il de codage personnalisé ou d’une plateforme obsolète ? Votre équipe dispose-t-elle de ressources limitées ?

En les expliquant dès le départ, les vendeurs potentiels sauront exactement dans quoi ils s’engagent.

Vous éliminerez aussi naturellement les entrepreneurs qui ne peuvent pas assumer la tâche en raison de ces contraintes.

Mais vous serez également en contact avec des entreprises qui savent contourner ces problèmes courants avec compétence et finesse.

N’oubliez pas qu’il vaut mieux le découvrir maintenant qu’après avoir accepté l’offre et commencé les travaux.

7. Contraintes budgétaires

Il est également important d’être franc avec votre budget. Plus vous éliminez les surprises, mieux c’est pour toutes les parties concernées.

8. Ce que vous recherchez chez les vendeurs potentiels

Une autre façon de réduire ou d’éliminer les surprises est d’expliquer exactement ce que vous recherchez chez les entrepreneurs potentiels.

Il vous suffit d’indiquer ce qui compte le plus pour votre projet (c’est-à-dire le temps, la solution, le budget, etc.) et de montrer comment vous évaluerez leurs propositions sur cette base.

Nous vous montrerons bientôt comment procéder, mais avant cela, il y a encore une chose à ajouter : une lettre de présentation de l’appel d’offres.

Tout comme une lettre de motivation pour un CV, une lettre de motivation pour un appel d’offres crée une image professionnelle de votre marque et donne le ton aux fournisseurs potentiels. Elle indique qu’ils doivent prendre la proposition et le projet au sérieux.

La bonne nouvelle, c’est qu’il existe un certain nombre d’outils qui rendent la création de demandes de propositions plus facile et moins stressante que vous ne l’imaginez.

Exemples de réponses aux demandes de propositions

Si vous avez lancé un appel d’offres et que vous recueillez des réponses, vous vous demandez peut-être ce que vous devez rechercher dans des réponses efficaces. Examinons ici quelques exemples de réponses impressionnantes à un appel d’offres.

Exemple 1 : Réponse générale à une demande de propositions pour des services de conception Web

Cher [auteur de la demande de propositions] :

En ce qui concerne votre demande de proposition (DP), [notre société] est ravie de pouvoir vous fournir des services de conception de sites Web. Ayant travaillé avec [brève liste de clients précédents], nous pensons qu’un partenariat avec [société à laquelle vous écrivez] aurait un impact considérable sur la satisfaction de vos clients et sur vos résultats.

En tant que l’un des principaux fournisseurs de [secteur d’activité du client] de [service principal du client], vous savez à quel point cette période de l’année peut être critique pour vos clients. En moyenne, le coût de la livraison est de [xxxx,xx] $, et [nom du client] s’engage à  » [énoncé de mission du client] « .

Ces défis devenant de plus en plus courants, il est de plus en plus important de fournir aux clients un site web puissant et optimisé pour le référencement afin d’attirer de nouveaux prospects. C’est dans cet esprit que [notre société] entend aider [nom du client] :

Créez un site Web élégant et impressionnant, propre, convivial et adapté aux mobiles pour fonctionner sur tous les appareils, afin que les internautes aient une première impression forte de votre marque, quel que soit l’appareil qu’ils utilisent pour vous trouver.
Nous vous aiderons à renforcer l’identité de votre marque grâce à un nouveau logo et à une nouvelle palette de couleurs cohérente.
Veiller à ce que chacune de vos pages Web soit optimisée pour le référencement afin d’être classée rapidement, ce qui attirera de nouveaux clients sur votre site Web et démontrera votre leadership dans le secteur.

Comme indiqué dans le résumé, [notre société] a l’intention d’aider [nom du client] [brève allusion aux avantages pour le client décrits dans le résumé]. Pour ce faire, notre équipe a défini un ensemble de produits à livrer, un ordre des opérations, une répartition des tâches et des dates d’achèvement prévues afin de garantir la réussite du partenariat entre [votre entreprise] et [nom du client].

[Votre entreprise] est impatiente de travailler avec vous pour aider [nom du client] à relever [les défis du client décrits dans le résumé]. Pour récapituler, veuillez voir ci-dessous un bref aperçu des services inclus dans ce partenariat.

Cet exemple de réponse explique clairement et succinctement comment le service du vendeur résoudra les principaux problèmes de l’acheteur lorsqu’il s’agit de créer un site Web solide. En soulignant les principaux avantages, vous montrez au client que vous lui accorderez la priorité et que vous vous concentrerez sur ses besoins pour que le travail soit fait.

Deuxième exemple : une société de production vidéo proposant ses services

sample RFP response from paul horton visuals

Pour répondre à un appel d’offres d’Anthem Blue Cross and Blue Shield, Paul Horton Visuals a choisi de créer une page Web complète consacrée à sa réponse à l’appel d’offres. Le format de la page Web a permis à l’équipe de Paul Horton de créer un exemple complet de traitement vidéo et de processus pour montrer à Anthem ce qu’elle serait en mesure de fournir si Anthem la choisissait. La page comprend également une vidéo intégrée pour souligner les points forts de Paul Horton : la production vidéo.

Outils logiciels de proposition pour vous aider à gérer les appels d’offres

Dans cet articlenous avons présenté 10 outils qui vous aideront à gérer et à créer des propositions de qualité professionnelle en moins de temps.

Pour les besoins d’aujourd’hui, les cinq outils suivants constituent un bon point de départ :

1. RFPIO

RFPIO résout le problème de la réponse aux appels d’offres, de la gestion de projet à la collaboration, en passant par l’intégration avec d’autres logiciels. Leur solution comprend des tableaux de bord de rapports, des fonctions de réponse automatique et la génération automatisée de propositions proactives à partir de votre CRM. RFPIO comprend également une bibliothèque de réponses intelligentes qui transforme les réponses précédentes aux appels d’offres en informations à la demande, ce qui permet aux équipes chargées des recettes de disposer d’un contenu d’entreprise à portée de main, où qu’elles travaillent.

Et qu’est-ce qui est mieux ? RFPIO a un intégration avec HubSpot qui synchronisera automatiquement votre appel d’offres avec votre portail, facilitant ainsi le partage d’informations avec votre équipe.

2. PandaDoc

Pour créer des demandes de propositions personnalisées avec votre propre marque, envisagez d’utiliser le logiciel de proposition PandaDoc.

Vous pouvez y configurer votre premier appel d’offres en quelques minutes et même collaborer avec les membres de votre équipe en utilisant des mises à jour en temps réel dans le document lui-même.

3. Nusii

Comme d’autres logiciels de proposition sur le marché, Nusii utilise un éditeur de type « glisser-déposer » qui facilite la création de demandes de propositions, en particulier pour les débutants.

Grâce à son design épuré, moderne et simple, il est également très facile à comprendre.

L’une des fonctions les plus utiles de Nusii est de l’utiliser pour retravailler des demandes de propositions existantes afin de vous faire gagner du temps. Il suffit de copier le contenu d’un appel d’offres que vous aimez et de modifier les informations pour les adapter à votre nouvelle demande.

4. Loopio

Comment comptez-vous organiser toutes les réponses à vos appels d’offres ?

Loopio se distingue notamment par sa bibliothèque de réponses aux appels d’offres, qui vous permet d’accéder instantanément à toutes vos réponses aux appels d’offres précédents. Cela vous évite d’avoir à fouiller pour trouver ce dont vous avez besoin dans une boîte de réception surchargée.

Leur fonction magique vous aidera même à remplir automatiquement une réponse si elle ressemble à une réponse que vous avez déjà faite.

De plus, vous pouvez gérer l’ensemble de votre processus d’appel d’offres – y compris l’envoi de réponses automatisées – et collaborer avec votre équipe en un seul endroit grâce à leur tableau de bord intuitif.

Et si les outils de proposition sont hors budget pour le moment, ou si vous souhaitez vous essayer à la création de votre propre outil, utilisez ce modèle comme point de départ.

5. RFP360

RFP360 rationalise votre approche de la gestion des réponses aux appels d’offres. Leurs fonctionnalités intuitives de gestion des connaissances, de flux de travail et de collaboration facilitent la création, la révision, la mise à jour et l’approbation de réponses convaincantes dans une bibliothèque unique. L’automatisation des propositions et les capacités d’intelligence de réponse (IA) accélèrent votre capacité à répondre aux questions, en suggérant les meilleures réponses possibles et en les complétant automatiquement en masse.

Vous pouvez également importer des appels d’offres dans divers formats et générer des propositions finales soignées, ainsi que des systèmes intégrés de gestion de la qualité. rallonges permettre à toute personne de votre organisation d’utiliser le contenu de votre bibliothèque de connaissances dans des fichiers Microsoft Office, des questionnaires et des formulaires en ligne – sans quitter ces applications.

Modèle d’appel d’offres gratuit et modifiable

free editable RFP request for proposal PDF template

Téléchargez un modèle de demande de propositions gratuit et modifiable.

Pour utiliser ce modèle, il suffit de Téléchargez-le ici ou remplissez le formulaire ci-dessous. Vous pouvez supprimer les sections ou les éléments d’information qui ne se rapportent pas à votre projet et ajouter tout ce dont vous avez besoin pour vos demandes de propositions.

À vous de jouer

Maintenant que vous avez une meilleure idée de ce qu’est un appel d’offres et de la manière de créer votre premier appel d’offres, vous êtes prêt à vous lancer.

Avec votre équipe, définissez les spécificités, les objectifs et l’étendue des travaux de votre projet. Déterminez ensuite le moment où le projet doit être achevé et votre budget avant de passer à la phase de rédaction.

Avec ces informations réunies, vous serez prêt à tout brancher sur notre modèle.

Vous pouvez aussi utiliser cette méthode qui a fait ses preuves.formule de proposition pour que votre demande de propositions soit également professionnelle et soignée.

Suivez ces étapes et vous disposerez d’un modèle de demande de propositions que vous pourrez rapidement mettre à jour. Votre prochain projet sera un succès d’autant plus rapidement.

Note de l’éditeur : Ce billet a été initialement publié en août 2018 et a été mis à jour pour plus d’exhaustivité.

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