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Comment rédiger un mémo [Modèle et exemples].

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Comment rédiger un mémo [Modèle et exemples].

Un mémo (également connu sous le nom de note de service ou de « rappel ») est utilisé pour communications internes concernant les procédures ou les affaires officielles au sein d’une organisation.

Contrairement à un courriel, un mémo est un message que vous envoyez à un grand groupe d’employés, comme l’ensemble de votre service ou tous les employés de l’entreprise. Vous pouvez avoir besoin d’écrire un mémo pour informer le personnel d’événements à venir ou pour diffuser des changements internes.

Si vous devez informer vos employés d’une activité interne officielle, voici un modèle de mémo commercial facile à suivre, ainsi que des exemples pour plus d’informations.

Modèle de mémo commercial

MÉMORANDUM

À :

DE :

DATE :

OBJET :

Je vous écris pour vous informer que [raison de la rédaction du mémo].

Comme notre entreprise continue de se développer… [preuve ou raison pour soutenir votre paragraphe d’introduction].

N’hésitez pas à me faire savoir si vous avez des questions. En attendant, j’apprécierais votre coopération pendant que [information officielle] se déroule.

En-tête :

Dans votre en-tête, vous devez indiquer clairement que votre contenu est intitulé « Mémorandum » afin que vos lecteurs sachent exactement ce qu’ils reçoivent. Ensuite, vous voudrez inclure « TO », « FROM », « DATE » et « SUBJECT ». Ces informations sont pertinentes pour fournir du contenu, comme la personne à qui vous vous adressez et pourquoi.

Paragraphe 1 :

Dans le premier paragraphe, vous devez énoncer rapidement et clairement l’objectif de votre mémo. Vous pouvez commencer votre phrase par « Je vous écris pour vous informer… » ou « Je vous écris pour vous demander… ». « . Un mémo se doit d’être court, clair et direct. Vous devez fournir les informations les plus importantes dès le départ, puis utiliser les paragraphes suivants pour entrer dans les détails.

Paragraphe 2 :

Dans le deuxième paragraphe, vous voudrez fournir le contexte ou les preuves à l’appui. Par exemple, disons que votre mémo informe l’entreprise d’une réorganisation interne. Si c’est le cas, le deuxième paragraphe devrait dire quelque chose comme : « Comme notre entreprise continue de se développer, nous avons décidé qu’il est plus logique de séparer notre équipe de production vidéo de notre équipe de contenu. De cette façon, ces équipes peuvent se concentrer davantage sur leurs objectifs individuels. »

Paragraphe 3 :

Si vous prévoyez une sortie d’équipe, c’est dans cet espace que vous indiquerez : « Veuillez confirmer votre présence si vous avez des restrictions alimentaires » ou « Veuillez m’envoyer un courriel si vous avez des questions ».

Au contraire, si vous informez le personnel de la construction prochaine du bâtiment, vous pourriez dire : « J’apprécierais votre coopération pendant cette période. » Même si vous n’attendez aucune action spécifique de la part des employés, il est utile d’indiquer comment vous espérez qu’ils traiteront la nouvelle et si vous attendez d’eux qu’ils fassent quelque chose en réponse au mémo.

Modèle de mémo téléchargeable

Vous voulez voir le format de mémo ci-dessus dans sa forme finale ? Téléchargez Modèles gratuits de mémos commerciaux de HubSpotillustré ci-dessous. Ce document vous fournit un cadre qui classe votre note de service en sous-thèmes afin d’aider les employés à mieux assimiler les informations et à comprendre ce que l’on attend d’eux après l’avoir lue.

Memo templateTélécharger ce modèle

Format du modèle de mémo d’affaires

Le format décrit dans les modèles ci-dessus est conçu pour communiquer efficacement votre message. Un mémo doit diffuser les informations nécessaires de manière à ce qu’elles soient faciles à assimiler par un grand nombre d’employés.

Une ligne d’objet précise leur indiquera que ce mémo les concerne spécifiquement. Et le fait de commencer par un résumé permet aux destinataires de comprendre le message général avant que vous ne vous plongiez dans les détails. Les informations générales offrent un contexte au message, et la vue d’ensemble et la chronologie devraient répondre aux questions susceptibles d’être posées.

Exemples de modèles de mémos commerciaux

Des industries ou des situations différentes nécessiteront des mémos légèrement différents. Certains devront être plus longs ou plus courts, d’autres n’auront pas d’échéancier, d’autres encore contiendront des informations générales détaillées. Le format de votre mémo doit changer en fonction du message que vous souhaitez faire passer à vos employés.

Mémo sur le retard de lancement

Business memo example for launch delay

L’objectif de ce mémo est d’annoncer que le lancement d’un produit sera retardé. L’introduction comprend la nouvelle date, donc un calendrier ou une longue vue d’ensemble n’est pas nécessaire. Ce format de mémo peut être appliqué à d’autres situations où un changement simple, mais important, se produit. D’autres changements de date, des promotions, des étapes importantes ou des annonces de produits pourraient également utiliser ce format.

Mémo sur la mise à jour des bâtiments

Business memo example for building update

Il existe des aspects logistiques d’une entreprise qui concernent vos employés, mais qui n’impliquent pas nécessairement leur travail. Ce mémo donne un exemple concernant la cuisine du bureau. C’est un peu un inconvénient, mais cela ne devrait pas affecter beaucoup leur travail. Cela pourrait s’appliquer à d’autres mises à jour de bâtiments, à des journées de travail à domicile ou à d’autres annonces répandues mais mineures.

Mémo communautaire

Business memo example for community announcement

Les célébrations, les événements, les journées à thème ou d’autres activités amusantes pour vos employés peuvent également être communiqués par le biais de mémos. Les mémos communautaires comme cet exemple sont généralement plus courts car ils ne nécessitent pas beaucoup d’informations de base ou de détails. Ils doivent juste inclure un résumé, une date et un lieu au minimum.

Rédigez vos mémos en allant droit au but

La principale différence entre un mémo et un simple courriel n’est pas le niveau de complexité, mais la taille de l’audience. Un mémo peut être simple ou complexe, du moment qu’il communique efficacement votre message et qu’il est pertinent pour le groupe d’employés qui le reçoit. Et le message lui-même doit être clair et concis, quel que soit le format de mémo utilisé.

Note de l’éditeur : Ce billet a été initialement publié en octobre 2018 et a été mis à jour pour plus d’exhaustivité.

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